Chủ shop online cần vốn. Sự chuẩn bị tài chính bài bản tăng hiệu quả kinh doanh

>>> Bạn cần vay tiền gấp? Đăng ký vay ngay tại đây: 

1. Bán hàng online là gì?

Bán hàng online là hình thức kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ thông qua Internet. Người bán giới thiệu sản phẩm, tư vấn, nhận đơn và thanh toán trên các kênh trực tuyến. Sau đó, hàng hóa được giao đến địa chỉ của người mua mà hai bên không cần gặp trực tiếp.

Bán hàng online được thực hiện trên nhiều ứng dụng và các kênh bán hàng khác nhau như: Bán hàng trên website, bán hàng trên facebook hoặc qua các ứng dụng như: Shopee, Sendo, tiktok, zalo, Lazada, trên các trang rao vặt và thương mại điện tử …

So với mô hình truyền thống, kinh doanh online có thể giúp người bán giảm chi phí thuê mặt bằng, mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng và bán hàng linh hoạt hơn. Chủ shop chỉ cần chuẩn bị sản phẩm, nguồn hàng ổn định, thiết bị kết nối Internet và kênh bán phù hợp.

Sản phẩm có thể được quảng bá bằng hình ảnh, video, bài viết hoặc livestream. Tuy nhiên, để bán hàng online hiệu quả, chủ shop cần quản lý tốt nguồn vốn, hàng tồn kho, quảng cáo, vận chuyển, chăm sóc khách hàng và dòng tiền kinh doanh.

2. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu vốn cho chủ shop online

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của internet cùng các thiết bị hỗ trợ tiện lợi, bán hàng online đang là thị trường màu mỡ để kinh doanh mà nhiều người tiếp cận và thử sức. Đã có rất nhiều người thành công, vận hành tốt và có thể nói là “đổi đời” nhờ bán hàng online. Nhưng có những người lại không đạt được kết quả như mong đợi, một trong những lý do là thiếu vốn. Vậy nguyên nhân nào khiến chủ shop online cần vốn, thiếu vốn?

2.1 Chưa biết cách phân bổ nguồn vốn

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến chủ shop online cần vốn là chưa phân bổ ngân sách hợp lý. Nhiều người chỉ tính chi phí nhập hàng mà bỏ qua các khoản cần thiết khác như: Chi phí quảng cáo và khuyến mại, phí đóng gói, vận chuyển và lưu kho, chi phí hoàn hàng, đổi trả, phí sàn thương mại điện tử, quỹ dự phòng cho các khoản phát sinh.

Khi giá vận chuyển tăng, tỷ lệ hoàn đơn cao hoặc doanh thu về chậm, dòng tiền của shop có thể bị gián đoạn. Chủ shop không còn đủ vốn để nhập thêm hàng, duy trì quảng cáo hoặc thanh toán cho nhà cung cấp.

Một số người phải dùng tiền tiết kiệm hoặc tiền sinh hoạt gia đình để bù vào chi phí kinh doanh. Cách xử lý này có thể gây áp lực lên tài chính cá nhân và khiến việc quay vòng vốn ngày càng khó khăn. Để hạn chế thiếu vốn, chủ shop nên lập ngân sách theo từng nhóm chi phí, tách riêng tiền kinh doanh với tiền cá nhân và duy trì một khoản dự phòng phù hợp

2.2 Chu kỳ dòng tiền chậm

Chu kỳ dòng tiền chậm là tình trạng doanh thu đã phát sinh nhưng tiền bán hàng chưa kịp quay về để shop tiếp tục nhập hàng và vận hành. Phần lớn hình thức bán hàng online của các chủ shop tại Việt Nam là COD (nhận hàng thanh toán tiền) sẽ có thời gian chờ, nếu nhanh thì 1-2 ngày hoặc 5 ngày đến 1 tuần, 10 ngày, chinh thời gian này sẽ tạo ra khoảng trống tài chính tạm thời.

Tỷ lệ hoàn hàng cao càng làm vòng quay vốn kéo dài. Với mỗi đơn bị hoàn, shop có thể phải trả phí vận chuyển hai chiều. Hàng hóa cũng cần thêm vài ngày, thậm chí 1–2 tuần, để quay về kho, kiểm tra và đưa vào bán lại.

Khi nhiều đơn COD chưa được đối soát hoặc bị hoàn cùng lúc, chủ shop có thể thiếu vốn nhập hàng, thanh toán quảng cáo và chi trả chi phí vận hành. Để hạn chế rủi ro, shop nên theo dõi:

• Thời gian đối soát COD
• Tỷ lệ giao hàng thành công
• Tỷ lệ hoàn đơn
• Phí vận chuyển và chi phí hoàn hàng
• Số vốn cần thiết cho lô hàng tiếp theo

Kiểm soát tốt các chỉ số này giúp shop online dự báo dòng tiền chính xác hơn, rút ngắn chu kỳ quay vòng vốn và chủ động kế hoạch kinh doanh.

2.3 Tồn kho quá nhiều

Tồn kho lớn là một trong những nguyên nhân khiến nhiều chủ shop online cần vốn. Tình trạng này thường xảy ra khi shop dự báo sai nhu cầu, nhập hàng quá nhiều để hưởng chiết khấu hoặc hàng bán chậm hơn kế hoạch. Khi vốn bị “nằm” trong kho, chủ shop sẽ thiếu tiền để nhập sản phẩm mới và duy trì hoạt động kinh doanh.

Ví dụ, một shop thời trang nhập 2.000 bộ quần áo mùa hè với giá 60.000 đồng mỗi bộ. Tổng vốn nhập hàng là 120 triệu đồng. Sau hai tháng, shop chỉ bán được 1.000 bộ, còn tồn 1.000 bộ, tương đương 60 triệu đồng tiền hàng chưa thu hồi. 

Khi mùa thu đông đến, shop cần nhập mẫu mới nhưng không còn đủ tiền. Nếu chậm bổ sung sản phẩm, shop có thể bỏ lỡ mùa bán hàng và mất lợi thế cạnh tranh. Để cải thiện dòng tiền, chủ shop có thể:

• Giảm giá hoặc xây dựng chương trình khuyến mãi để xử lý hàng tồn.
• Bán theo combo, tặng kèm hoặc triển khai chương trình xả kho.
• Thương lượng kéo dài thời hạn thanh toán với nhà cung cấp.
• Điều chỉnh kế hoạch nhập hàng theo sức mua thực tế.
• Cân nhắc vay vốn kinh doanh từ ngân hàng hoặc tổ chức tài chính phù hợp.

Trước khi vay, chủ shop cần xác định rõ số tiền cần bổ sung, doanh thu dự kiến, tổng lãi và phí, thời hạn thanh toán và khả năng trả nợ. Khoản vay chỉ nên được sử dụng khi giúp shop quay vòng vốn hiệu quả mà không tạo thêm áp lực tài chính.
>>>Xem thêm: Vay vốn nhập hàng. Bí quyết tối ưu hóa dòng tiền, tạo bước đệm bứt phá cho chủ doanh nghiệp

2.4 Chi phí marketing ngày càng tăng cao

Chi phí marketing là một trong những khoản chi lớn của shop online. Mức độ cạnh tranh trên Facebook, Google và TikTok ngày càng cao khiến giá quảng cáo, chi phí tiếp cận khách hàng và chi phí trên mỗi đơn hàng liên tục tăng.

Tuy nhiên, tăng ngân sách quảng cáo không đồng nghĩa với tăng doanh thu. Nếu không theo dõi các chỉ số như chi phí trên mỗi đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi, ROAS và biên lợi nhuận, chủ shop có thể chi nhiều tiền nhưng vẫn không tạo ra lợi nhuận.

Khi chiến dịch chưa hiệu quả, việc tiếp tục tăng ngân sách, thử thêm kênh quảng cáo hoặc triển khai khuyến mại có thể làm chi phí phát sinh nhanh hơn. Điều này khiến dòng tiền kinh doanh mất cân đối, vốn lưu động suy giảm và shop khó duy trì hoạt động lâu dài. Để kiểm soát chi phí marketing, chủ shop nên xác định ngân sách phù hợp, đo lường hiệu quả từng kênh và ưu tiên những chiến dịch tạo ra doanh thu thực tế.

2.5 Mở rộng quy mô

Mở rộng quy mô giúp shop online tăng doanh thu và tiếp cận nhiều khách hàng hơn. Tuy nhiên, chủ shop cần chuẩn bị đủ vốn kinh doanh để chi trả cho các khoản như nhập hàng, thuê kho, tuyển nhân sự, quảng cáo và xử lý đơn hàng.

Nếu mở rộng quá nhanh khi dòng tiền chưa ổn định, shop có thể thiếu vốn lưu động, gián đoạn hoạt động hoặc phải vay gấp với chi phí cao. Chủ shop nên xác định rõ khi nào nên vay vốn để mở rộng kinh doanh trước khi tăng quy mô.

Trước khi mở rộng, chủ shop nên lập kế hoạch tài chính rõ ràng, bao gồm:

• Tổng chi phí đầu tư và vận hành.
• Doanh thu và lợi nhuận kỳ vọng.
• Thời gian thu hồi vốn.
• Nhu cầu vốn lưu động.
• Phương án bổ sung vốn phù hợp.

Việc tính toán kỹ giúp shop kiểm soát dòng tiền, giảm rủi ro tài chính và mở rộng quy mô bền vững.

3. Chủ shop online cần vốn, nguồn vốn có thể tiếp cận

Khi nguồn vốn tự có chưa đáp ứng nhu cầu, chủ shop có thể cân nhắc nhiều phương án bổ sung vốn. Mỗi hình thức có điều kiện, chi phí và rủi ro khác nhau. Bạn nên tìm hiểu kỹ về vay vốn kinh doanh nhỏ trước khi lựa chọn.

3.1 Nguồn vốn nội bộ (thu từ hoạt động kinh doanh)

Nguồn vốn nội bộ là khoản tiền được tạo ra từ chính hoạt động kinh doanh của shop. Đây thường là nguồn vốn an toàn, chủ động và ít phát sinh chi phí hơn so với vay bên ngoài. Trước khi tìm kiếm một khoản vay, chủ shop nên rà soát dòng tiền, hàng tồn kho và các khoản chi hiện tại. Một số giải pháp có thể áp dụng gồm:

• Quản lý và xử lý hàng tồn kho: 

Để đảm bảo hàng tồn kho ở mức cho phép, bạn cần theo dõi số lượng hàng bán ra trong vòng 1-2 tuần hoặc theo chu kỳ, thời vụ để điều chỉnh nhập số lượng hợp lý. Với những sản phẩm tồn kho trên hai tháng, shop có thể áp dụng chương trình giảm giá, bán theo combo, tặng kèm hoặc thanh lý để thu hồi vốn. Dù lợi nhuận có thể thấp hơn, thậm chí chỉ đạt mức hòa vốn, shop vẫn có thể nhanh chóng chuyển dòng tiền sang những mặt hàng có sức mua tốt hơn.

Bên cạnh hàng hóa, các tài sản ít sử dụng như máy in đơn, thiết bị livestream, kệ hàng hoặc dụng cụ đóng gói dư thừa cũng có thể được bán hoặc cho thuê để bổ sung vốn kinh doanh.

• Giảm tỷ lệ hàng hoàn:

Tỷ lệ hoàn đơn cao làm chậm vòng quay vốn và phát sinh thêm chi phí vận chuyển. Để hạn chế tình trạng này, chủ shop cần: Cung cấp đúng thông tin, kích thước và đặc điểm sản phẩm, sử dụng hình ảnh, video thực tế và rõ nét, tư vấn kỹ trước khi khách đặt hàng, xác nhận lại đơn trước khi giao, khuyến khích khách thanh toán trước hoặc chuyển khoản một phần.

Với những đơn hàng có giá trị cao, shop có thể khuyến khích khách thanh toán trước hoặc đặt cọc một phần. Đồng thời, sản phẩm cần được kiểm tra và đóng gói đúng quy cách để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Khi tỷ lệ hoàn hàng giảm, shop có thể rút ngắn thời gian thu hồi vốn, tiết kiệm chi phí vận hành và duy trì dòng tiền ổn định hơn.

• Tối ưu chi phí marketing:

Nếu chi phí marketing hiện tại quá tốn kém đạt ngưỡng 30% doanh thu nhưng lại không mang lại hiệu quả, hãy thay đổi chính dịch quảng cáo và chăm sóc khách hàng cũ tốt hơn để tiết kiệm và giảm chi phí marketing.

3.2 Đàm phán với chính nhà cung cấp

Đàm phán với nhà cung cấp là cách giúp chủ shop online cần vốn giảm áp lực thanh toán khi nhập hàng. Thay vì trả toàn bộ giá trị đơn hàng ngay, bạn có thể đề xuất hình thức gối đầu công nợ.

Ví dụ, shop thanh toán trước 50% khi nhận hàng và trả 50% còn lại sau 10–20 ngày. Khoảng thời gian này giúp bạn bán hàng, thu hồi vốn và chủ động dòng tiền trước khi đến hạn thanh toán.

Để tăng khả năng được chấp thuận, chủ shop nên duy trì lịch sử thanh toán đúng hạn, cung cấp kế hoạch nhập hàng rõ ràng và thống nhất thời hạn công nợ bằng văn bản. Chỉ nên cam kết mức thanh toán phù hợp với doanh thu dự kiến để tránh phát sinh nợ quá hạn.

Ngoài ra, shop có thể hợp tác dưới hình thức cộng tác viên hoặc bán hàng không cần nhập kho với các thương hiệu mới. Đây là cách kiểm tra nhu cầu thị trường, hạn chế hàng tồn kho và giảm số vốn ban đầu.

3.3 Vay từ người thân, bạn bè

Khi các giải pháp nội bộ không thể đáp ứng được nhu cầu vốn, chủ shop online sẽ tiếp cận vốn từ bên ngoài. Vay người thân, bạn bè là một trong những giải pháp an toàn được ưu tiên, lãi suất thấp, thậm chí còn không mất tiền lãi, không yêu cầu tài sản thế chấp. Tuy nhiên, để không bị ảnh hưởng đến mối quan hệ ngay từ đầu, cần có một kế hoạch hoặc bản cam kết ghi rõ mục đích vay vốn, thời hạn thanh toán, mức lãi suất áp dụng.

Hạn chế của hình thức này là hạn mức vay thường không cao. Vì vậy, vay từ người thân, bạn bè phù hợp hơn với shop online quy mô nhỏ hoặc nhu cầu vốn ngắn hạn. Với kế hoạch nhập hàng, mở rộng kinh doanh hoặc cần khoản vốn lớn, chủ shop nên cân nhắc thêm các nguồn tài chính khác.

3.4 Vay từ ngân hàng, công ty tài chính chính thống

Khi cần số vốn lớn để nhập hàng, chạy quảng cáo hoặc mở rộng quy mô, chủ shop online có thể cân nhắc vay tại ngân hàng hoặc công ty tài chính được cấp phép hoạt động.

Tùy sản phẩm và hồ sơ, người vay có thể không cần tài sản bảo đảm. Khoản vay thường được xét duyệt dựa trên doanh thu bán hàng, dòng tiền hoặc lịch sử tín dụng.

Bằng phương pháp này, tổ chức tài chính sẽ phê duyệt khoản vay thông qua hình thức:

• Cho vay tín chấp dựa trên doanh thu sàn hoặc sao kê tài khoản: Đơn vị cho vay sẽ xét duyệt khoản vay dựa vào doanh thu đổ về từ các sàn thương mại điện tử, kênh bạn đang bán hàng online hoặc dựa trên dòng tiền đổ về từ tài khoản.
• Hạn mức thấu chi: Cung cấp cho bạn một hạn mức nhất định để bạn có vốn kinh doanh, có thể là nhập hàng, chạy quảng cáo…tiền lãi sẽ được tính dựa trên số tiền bạn đã thực chi trong hạn mức và thời hạn cho phép.

3.5 Sử dụng thẻ tín dụng thông minh

Thẻ tín dụng là công cụ tài chính giúp chủ shop online chủ động thanh toán trước và hoàn trả sau trong hạn mức được ngân hàng cấp. Tùy từng ngân hàng, loại thẻ và thời điểm phát sinh giao dịch, chủ thẻ có thể được hưởng thời gian miễn lãi khoảng 45–55 ngày nếu thanh toán đầy đủ, đúng hạn. Chủ shop có thể sử dụng thẻ tín dụng để chi trả các khoản phục vụ kinh doanh như phí quảng cáo, tiền nhập hàng hoặc dịch vụ từ đối tác có hỗ trợ thanh toán bằng thẻ. 

Tuy nhiên, trước khi sử dụng một hoặc nhiều thẻ để xoay vòng dòng tiền, cần tìm hiểu rõ thẻ tín dụng là gì, ngày chốt sao kê, ngày đến hạn, lãi suất và các loại phí. Việc quản lý không đúng cách có thể khiến chi phí tài chính tăng cao và ảnh hưởng đến lịch sử tín dụng.

Đến hạn, bạn nên trả toàn bộ dư nợ và các khoản phí phát sinh. Nếu chỉ thanh toán số tiền tối thiểu hoặc trả chậm, ngân hàng có thể tính lãi trên dư nợ cùng phí phạt quá hạn. Điều này khiến chi phí vay tăng nhanh và tạo áp lực lên dòng tiền kinh doanh.

Để sử dụng thẻ tín dụng thông minh, chủ shop nên:

• Chỉ chi tiêu trong khả năng thanh toán.
• Ưu tiên các khoản phục vụ hoạt động kinh doanh.
• Đặt lịch nhắc ngày thanh toán.
• Không dùng thẻ mới để trả nợ thẻ cũ.
• Hạn chế rút tiền mặt vì thường chịu phí và lãi cao.

Thẻ tín dụng chỉ là giải pháp hỗ trợ vốn ngắn hạn. Đây không phải nguồn vốn phù hợp để bù đắp tình trạng thiếu hụt dòng tiền kéo dài.

4. Làm thế nào để sử dụng vốn vay an toàn và hiệu quả cho chủ shop online cần vốn?

Khi bạn đang cần vốn để kinh doanh online, vay được tiền khó 1 thì vấn đề lớn nhất, khó gấp 5 gấp 10 lần đó là làm thế nào để sử dụng vốn vay hiệu quả. Hãy áp dụng 3 nguyên tắc “vàng” sau đây:

4.1 Tỷ lệ đòn bẩy an toàn

Tỷ lệ đòn bẩy an toàn là mức vốn vay phù hợp với tổng tài sản, vốn tự có và khả năng trả nợ của shop. Trước khi vay vốn kinh doanh, bạn cần xác định rõ số tiền mặt, giá trị hàng tồn kho, thiết bị và các tài sản có thể chuyển đổi thành tiền.

Để hạn chế áp lực tài chính, khoản vay nên ở mức tối đa khoảng 50% tổng giá trị tài sản hoặc vốn tự có. Chẳng hạn, nếu shop có 150 triệu đồng tiền mặt và hàng hóa, số tiền vay nên giới hạn ở khoảng 75 triệu đồng.

Tỷ lệ này không áp dụng cứng nhắc cho mọi trường hợp. Chủ shop cần xem thêm doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền hằng tháng, các khoản nợ hiện tại và khả năng trả nợ. Không nên vay vượt quá nhu cầu thực tế hoặc sử dụng khoản vay ngắn hạn cho những kế hoạch khó thu hồi vốn.

4.2 Phối hợp kỳ hạn vay

Bạn vay ngắn hạn qua các hình thức như vậy sàn, thẻ tín dụng hoặc vay thấu chi: Vì là khoản vay ngắn hạn nên cũng chỉ sử dụng cho các khoản chi ngắn hạn như chi phí quảng cáo hoặc nhập hàng để bán thời điểm màu vụ, thu hồi vốn nhanh.

Nếu vay vốn dài hạn, vay ngân hàng thì nên sử dụng cho các chi phí dài hạn như đầu tư hệ thống phần mềm quản lý, mua các thiết bị hỗ trợ livestream, chụp ảnh, quay video…

Nguyên tắc quan trọng là kỳ hạn vay phải tương ứng với vòng đời của khoản đầu tư. Không nên dùng khoản vay ngắn hạn để tài trợ cho chi phí dài hạn. Khi khoản vay đến hạn nhưng vốn chưa kịp thu hồi, người vay có thể phải đối mặt với áp lực trả nợ, mất cân đối dòng tiền và phát sinh thêm chi phí tài chính.

Trước khi vay, hãy xác định rõ mục đích sử dụng vốn, thời gian dự kiến thu hồi tiền và khả năng trả nợ theo từng kỳ. Đây là cơ sở để lựa chọn khoản vay an toàn và phù hợp với kế hoạch tài chính.

4.3 Tính toán kỹ tỷ suất sinh lời trên tổng vốn đầu tư so với lãi vay

Trước khi vay vốn kinh doanh, bạn cần so sánh tỷ suất sinh lời trên tổng vốn đầu tư với chi phí lãi vay. Việc này giúp xác định khoản vay có tạo ra lợi nhuận hay làm tăng áp lực tài chính.

Công thức tính:

Tỷ suất sinh lời trên tổng vốn đầu tư = (Lợi nhuận ròng / Tổng vốn đầu tư) × 100%

Ví dụ, bạn đầu tư 200 triệu đồng và thu được 30 triệu đồng lợi nhuận ròng trong một năm. Tỷ suất sinh lời là: (30 triệu / 200 triệu) × 100% = 15%/năm

Tỷ suất sinh lời nên cao hơn lãi suất vay và các chi phí liên quan như phí dịch vụ, vận chuyển, quảng cáo, hàng hoàn hoặc tồn kho. Mức chênh lệch càng lớn, khả năng tạo lợi nhuận và trả nợ đúng hạn càng cao.

Mức 15%/năm có thể được dùng làm ngưỡng tham khảo khi đánh giá hiệu quả kinh doanh online, nhưng không phải tiêu chuẩn an toàn cho mọi mô hình. Nếu tỷ suất sinh lời dự kiến thấp hơn tổng chi phí vay, bạn nên điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, giảm số vốn cần vay hoặc lựa chọn phương án tài chính phù hợp hơn.

>>>Xem thêm: 5 dấu hiệu cho thấy bạn chưa sẵn sàng vay vốn

5. Lời kết

Nếu chủ shop online cần vốn phải làm thế nào? Việc đầu tiên cần làm cần quản lý dòng tiền hiệu quả, tận dụng nguồn vốn tự có từ hoạt động kinh doanh. Nếu như vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu vốn cho việc kinh doanh của mình mới bắt đầu nghĩ đến phương án vay vốn ngoài. Điều quan trọng là cần lựa chọn được phương án vay vốn an toàn, tối ưu mọi chi phí, lãi suất. Hãy ưu tiên vay người thân, bạn bè vì đây là một trong những cách tiếp cận nguồn vốn uy tín, không cần tài sản thế chấp và an toàn nhất. Hoặc đàm phán với đối tác, nhà cung cấp về công nợ, nếu bạn đang cần nguồn vốn lớn thì vay ngân hàng, công ty tài chính chính thống chính là sự lựa chọn phù hợp.