Giấy báo nợ là gì? Những thông tin cần biết về giấy báo nợ

Giấy báo nợ là chứng từ kế toán ghi nhận số tiền doanh nghiệp còn phải thanh toán cho đối tác, nhà cung cấp hoặc tổ chức tín dụng. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý công nợ, theo dõi nghĩa vụ tài chính và kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Giấy báo nợ thường được phát hành bởi ngân hàng, hoặc do bộ phận kế toán doanh nghiệp lập, nhằm thông báo về khoản nợ phát sinh, bao gồm: số tiền, ngày giao dịch, lý do nợ và thông tin liên quan đến đối tác.

Khái niệm giấy báo nợ

Giấy báo nợ là một loại chứng từ kế toán - tài chính quan trọng, dùng để thông báo nghĩa vụ thanh toán giữa hai bên trong giao dịch thương mại.

Thông thường, giấy báo nợ được lập bởi:

• Người bán: để thông báo cho người mua biết về số tiền còn phải thanh toán sau khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Người mua: trong một số trường hợp, có thể lập giấy báo nợ khi muốn trả lại hàng hóa đã mượn hoặc đối chiếu công nợ với bên bán.

Giấy báo nợ giúp các doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả, minh bạch dòng tiền, đồng thời là căn cứ để kế toán hạch toán và quyết toán tài chính.

Chứng từ này thường được sử dụng phổ biến trong giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp), đặc biệt với các đơn vị áp dụng hình thức mua bán trả chậm hoặc cho vay hàng hóa.

>>> Bạn cần vay tiền gấp? Đăng ký vay ngay tại đây: 

Giấy báo nợ có những thông tin gì?

Để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ trong hạch toán, giấy báo nợ cần bao gồm các thông tin cơ bản sau:

Tiêu đề chứng từ

Ghi rõ “Giấy báo nợ” ở đầu trang để phân biệt với các loại chứng từ kế toán khác.

Ngày phát hành

Ghi ngày thực hiện giao dịch hoặc ngày lập chứng từ.

Thông tin bên bán (nhà cung cấp)

Tên doanh nghiệp/cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, email hoặc fax nếu có.

Thông tin bên mua (người nhận)

Tên cá nhân hoặc tổ chức nhận giấy báo nợ.

Địa chỉ, số điện thoại. Nếu là cá nhân, cần bổ sung số CMND/CCCD.

Thông tin tài khoản ngân hàng

         Gồm số tài khoản, tên chủ tài khoản, tên ngân hàng của cả bên gửi và bên nhận tiền.

Thông tin hóa đơn liên quan

          Ghi rõ số hóa đơn, ngày phát hành và loại hóa đơn (nếu có).

Giá trị giao dịch

Giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ

Tỷ lệ và số tiền thuế GTGT (nếu có)

Tổng số tiền phải thanh toán

Nội dung ghi nợ

          Mô tả ngắn gọn, rõ ràng lý do phát sinh công nợ (ví dụ: mua hàng, phí dịch vụ...).

Chữ ký và xác nhận

Đại diện bên lập giấy báo nợ

Kế toán trưởng (nếu là doanh nghiệp)

Giám đốc hoặc người có thẩm quyền

Giám đốc ngân hàng (nếu có liên quan)

Đóng dấu

          Dấu đỏ của doanh nghiệp hoặc tổ chức phát hành chứng từ để đảm bảo tính pháp lý.

Mẫu giấy báo nợ tham khảo

Khách hàng có thể tham khảo mẫu giấy báo nợ chuẩn sau đây:

Mẫu giấy báo nợ doanh nghiệp

Mẫu giấy báo nợ ngân hàng

Xem thêm: TOP mẫu giấy vay nợ/ giấy vay tiền 2025 chuẩn pháp lý nhất

Đặc điểm của giấy báo nợ

Giấy báo nợ là một loại chứng từ tài chính - kế toán quan trọng, thường được sử dụng để thông báo hoặc nhắc nhở bên mua về khoản nợ đến hạn. Dưới đây là các đặc điểm nổi bật:

Phát hành bởi ngân hàng hoặc doanh nghiệp

Trong giao dịch ngân hàng, giấy báo nợ được lập để thông báo rằng tài khoản doanh nghiệp đã bị ghi nợ một khoản tiền cụ thể. Nội dung ghi rõ số tiền, ngày giao dịch và lý do ghi nợ.

Không bắt buộc trong giao dịch thương mại

Giấy báo nợ không phải là chứng từ bắt buộc giữa người mua và người bán. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng để quản lý công nợ, làm căn cứ hạch toán và lưu trữ nội bộ.

Chứng từ kế toán thể hiện khoản nợ

Đây là tài liệu thể hiện rõ ràng số tiền phải thanh toán, thường ghi bằng số dương. Có thể được lập dưới dạng tương tự hóa đơn nhưng không thay thế hóa đơn tài chính.

Công cụ nhắc nhở nợ đến hạn

Giấy báo nợ giúp nhắc bên mua về khoản nợ sắp đến hạn thanh toán. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý dòng tiền và tránh phát sinh nợ xấu.

Căn cứ pháp lý minh bạch

Dù không bắt buộc, giấy báo nợ vẫn là chứng từ hợp pháp. Nó hỗ trợ đối chiếu, chứng minh giao dịch và tăng tính minh bạch trong các hoạt động tài chính doanh nghiệp.

Tóm lại, giấy báo nợ là công cụ hữu ích để kiểm soát công nợ, hỗ trợ kế toán, và đảm bảo minh bạch trong các giao dịch tài chính - ngân hàng.

Chức năng của giấy báo nợ

Giấy báo nợ là chứng từ kế toán không bắt buộc nhưng được nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản lý công nợ và kiểm soát tài chính. Dưới đây là các chức năng chính:

Thông báo nghĩa vụ thanh toán

Giấy báo nợ giúp thông báo cho bên mua (bên nợ) về số tiền cần thanh toán khi đến hạn. Ngoài ra, trong một số trường hợp, nó cũng dùng để xác nhận số tiền cần được hoàn trả cho bên mua.

Ghi nhận thông tin giao dịch tài chính

Là tài liệu ghi lại đầy đủ các nội dung như: giá trị khoản nợ, danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ, lý do trả lại hàng hóa (nếu có), ngày đáo hạn, và các chi tiết liên quan đến giao dịch.

Nhắc nhở thanh toán đúng hạn

Giấy báo nợ đóng vai trò như lời nhắc chính thức để đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng thời hạn, tránh phát sinh nợ quá hạn hay tranh chấp tài chính.

Công cụ quản lý tài chính - công nợ

Cả người bán và người mua có thể sử dụng giấy báo nợ để theo dõi tình trạng công nợ, giúp việc quản lý dòng tiền trở nên rõ ràng, minh bạch và hiệu quả hơn.

Đáp ứng yêu cầu pháp lý và kiểm toán

Trong một số trường hợp, giấy báo nợ được lưu trữ nội bộ nhằm phục vụ công tác kiểm toán, đối chiếu số liệu hoặc làm căn cứ pháp lý khi cần thiết.

Giấy báo nợ được phát hành khi nào?

Giấy báo nợ là chứng từ kế toán dùng để nhắc nhở hoặc thông báo nghĩa vụ thanh toán. Tuy không bắt buộc, nhưng giấy báo nợ thường được doanh nghiệp và tổ chức sử dụng để đối chiếu công nợ, lưu trữ sổ sách, và hỗ trợ kiểm toán. Dưới đây là các trường hợp phổ biến khi giấy báo nợ được phát hành:

Khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ

Giấy báo nợ thường do bên bán lập để thông báo cho bên mua về khoản tiền cần thanh toán. Trong một số trường hợp, bên mua cũng có thể phát hành giấy báo nợ khi trả lại hàng hoặc đề nghị hoàn tiền.

Khi đến kỳ hạn thanh toán hóa đơn

Đây là công cụ giúp nhắc bên mua thanh toán đúng hạn, tránh nợ quá hạn và hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả. Giấy báo nợ ghi rõ số tiền, nội dung giao dịch và thời hạn thanh toán.

Khi có điều chỉnh giao dịch hoặc trả lại hàng hóa

Trong trường hợp giao dịch bị thay đổi (như sai sót về số lượng, chất lượng, hoặc giá trị), giấy báo nợ sẽ ghi nhận phần điều chỉnh hoặc khoản tiền cần trả thêm hay được hoàn lại.

Theo yêu cầu từ người mua hoặc bộ phận kế toán

Người mua hoặc bộ phận tài chính - kế toán có thể yêu cầu phát hành giấy báo nợ để lưu trữ nội bộ, làm căn cứ kiểm toán hoặc phục vụ đối chiếu sổ sách định kỳ.

Doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh đang tìm giải pháp vay vốn? Tất cả đều có trong bài viết dưới đây: 

GIẢI PHÁP VỐN KINH DOANH CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ HỘ KINH DOANH

Lời kết

Bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu rõ giấy báo nợ là gì. Qua đó, giúp bạn biết được những đặc điểm, chức năng và mẫu giấy báo nợ. Hy vọng, đây là những thông tin hữu ích để bạn tránh được những hiểu nhầm, thắc mắc không đáng có.