Tìm hiểu quy trình pháp lý giải quyết nợ trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý và thu hồi công nợ trong doanh nghiệp là hệ thống các bước được xây dựng rõ ràng nhằm đảm bảo kiểm soát tốt tài chính và hạn chế rủi ro. Một quy trình hiệu quả thường gồm 4 bước chính:

Bước 1: Xác định và đánh giá công nợ

Doanh nghiệp cần rà soát và xác định rõ hai loại công nợ: công nợ phải thu (từ khách hàng) và công nợ phải trả (cho nhà cung cấp, đối tác). Bộ phận kế toán định kỳ đánh giá từng khoản nợ dựa trên giá trị nợ, thời gian quá hạn và khả năng thanh toán của đối tác, khách hàng. Việc này giúp xác định rõ mức độ rủi ro tài chính.

Bước 2: Lập kế hoạch thu hồi công nợ

Sau khi đánh giá, doanh nghiệp xây dựng kế hoạch thu hồi nợ cụ thể, gồm mục tiêu số tiền cần thu, phương pháp thu hồi và thời gian thực hiện. Các biện pháp phổ biến là gửi thư nhắc nợ, gọi điện thoại, email, gặp gỡ trực tiếp hoặc thỏa thuận phương án trả nợ. Nếu cần, doanh nghiệp có thể sử dụng biện pháp pháp lý như khởi kiện.

Bước 3: Thực hiện thu hồi công nợ

Ở bước này, doanh nghiệp chủ động liên hệ khách hàng, đối tác để yêu cầu thanh toán theo kế hoạch. Các hình thức liên lạc thường dùng là gửi thông báo, email, gọi điện thoại hoặc gặp trực tiếp để đàm phán thanh toán. Nếu khách hàng không hợp tác, doanh nghiệp có thể áp dụng biện pháp quyết liệt hơn, chẳng hạn khởi kiện hoặc chuyển khoản nợ cho đơn vị thu hồi nợ chuyên nghiệp.

Bước 4: Đánh giá và cải tiến quy trình

Sau mỗi chu kỳ thu hồi công nợ, doanh nghiệp nên đánh giá kết quả thực hiện. Việc này nhằm phát hiện ưu điểm và các vấn đề phát sinh trong quy trình thu hồi, từ đó cải tiến để nâng cao hiệu quả trong các lần thu hồi tiếp theo.

Áp dụng quy trình quản lý và thu hồi công nợ theo đúng nguyên tắc pháp lý không chỉ giúp ổn định dòng tiền mà còn bảo vệ uy tín, củng cố mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đối tác.

Xem thêm:

Top 5+ ngân hàng có lãi suất vay vốn kinh doanh thấp nhất

Quy định pháp lý về giải quyết nợ trong doanh nghiệp tại Việt Nam

Theo pháp luật Việt Nam, việc giải quyết công nợ trong doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hợp đồng kinh tế, giao dịch dân sự và tố tụng dân sự.

1. Đàm phán và thỏa thuận thanh toán công nợ

Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần đàm phán với khách hàng hoặc đối tác để thống nhất các điều kiện thanh toán mới. Các biện pháp thường áp dụng gồm gia hạn thanh toán, giảm số tiền nợ hoặc tái cấu trúc khoản nợ. Những thỏa thuận này phải được lập thành văn bản có chữ ký xác nhận của các bên, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng và đúng pháp luật theo Bộ luật Dân sự 2015.

Nếu không đạt được thỏa thuận, doanh nghiệp có thể nhờ sự hỗ trợ từ luật sư hoặc tổ chức tư vấn pháp lý. Các văn bản thỏa thuận mới phải được lưu giữ đầy đủ để làm bằng chứng nếu có tranh chấp.

2. Khởi kiện đòi nợ tại tòa án

Khi các giải pháp đàm phán không hiệu quả, doanh nghiệp có quyền khởi kiện ra tòa án theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. Hồ sơ khởi kiện cần đầy đủ các chứng cứ như hợp đồng kinh tế, chứng từ thanh toán, thông báo nhắc nợ và các bằng chứng liên quan đến giao dịch. Doanh nghiệp sẽ nộp đơn tại tòa án có thẩm quyền tùy vào giá trị tranh chấp và nơi cư trú của bị đơn.

Tòa án tiến hành xét xử để xác định nghĩa vụ thanh toán của các bên và đưa ra phán quyết. Phán quyết có thể yêu cầu bên nợ thanh toán đầy đủ số tiền, kèm lãi suất, tiền phạt và các chi phí phát sinh.

3. Phát mại tài sản để thu hồi nợ

Nếu doanh nghiệp vẫn không thu được nợ sau khi khởi kiện, doanh nghiệp có thể yêu cầu phát mại tài sản của bên nợ. Phát mại tài sản là việc bán đấu giá tài sản của khách hàng thông qua cơ quan thi hành án dân sự để thu hồi tiền nợ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có bằng chứng rõ ràng về tài sản của bên nợ và tuân thủ đúng các quy định pháp luật về xử lý tài sản trong thi hành án.

Quy trình phát mại tài sản thường mất nhiều thời gian và có các bước pháp lý phức tạp. Vì vậy, doanh nghiệp cần sự chuẩn bị kỹ càng và nên có sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ luật sư hoặc các công ty tư vấn pháp lý.

Áp dụng đúng quy định pháp luật trong giải quyết công nợ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và duy trì uy tín trên thị trường.

Những giải pháp hỗ trợ thu hồi công nợ hiệu quả

Dưới đây là các giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ nhanh chóng, giảm rủi ro tài chính, đồng thời ổn định dòng tiền và bảo vệ lợi ích kinh doanh.

1. Sử dụng phần mềm kế toán quản lý công nợ

Phần mềm kế toán là công cụ hỗ trợ quản lý công nợ chính xác và hiệu quả. Các phần mềm hiện đại cung cấp tính năng tự động hóa như:

• Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả.
• Gửi thông báo nhắc nợ tự động qua email hoặc SMS.
• Lập báo cáo tình hình công nợ định kỳ.
• Quản lý hợp đồng, xác định chính xác thời hạn thanh toán.

Sử dụng phần mềm kế toán giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian, tránh bỏ sót các khoản phải thu, và tăng khả năng thu hồi nợ đúng hạn.

2. Hợp tác với đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp

Khi gặp khó khăn trong việc thu hồi công nợ, doanh nghiệp nên hợp tác với các công ty tư vấn pháp lý hoặc luật sư có kinh nghiệm. Những đơn vị này hỗ trợ:

• Đàm phán thanh toán với khách hàng, đối tác.
• Giải quyết tranh chấp hợp đồng theo đúng pháp luật.
• Thực hiện các thủ tục pháp lý khi khởi kiện thu hồi nợ.
• Chuyển giao khoản nợ khó đòi sang các công ty thu hồi nợ chuyên nghiệp.

Tư vấn pháp lý giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và tối ưu hóa hiệu quả thu hồi công nợ.

Nếu bạn quan tâm đến gói vay tiền bằng giấy phép kinh doanh, hãy đọc bài viết sau đây:

Vay tiền bằng giấy phép kinh doanh

Một vài kinh nghiệm hiệu quả trong việc giải quyết nợ trong doanh nghiệp

Dưới đây là những kinh nghiệm hiệu quả giúp doanh nghiệp giải quyết công nợ nhanh chóng, hạn chế rủi ro tài chính và duy trì sự ổn định, phát triển bền vững:

1. Thiết lập chính sách thanh toán rõ ràng

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên xây dựng chính sách thanh toán minh bạch với khách hàng và đối tác. Chính sách này cần làm rõ:

• Thời hạn thanh toán cụ thể.
• Các hình thức thanh toán được chấp nhận.
• Quy định về phạt hoặc bồi thường khi thanh toán chậm.

Một chính sách rõ ràng giúp giảm thiểu tranh chấp và đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

2. Đưa ra ngày thanh toán cụ thể trên hóa đơn

Thay vì ghi chung chung "thanh toán trong vòng 30 ngày," doanh nghiệp nên ghi rõ ngày đến hạn, ví dụ "thanh toán trước ngày 30/6". Việc này giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng hạn, tránh nhầm lẫn.

3. Xây dựng quy trình thu hồi nợ chuyên nghiệp

Thu hồi công nợ nên là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh, không phải là công việc phụ. Doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình thu hồi nợ chặt chẽ, chuyên nghiệp, bao gồm:

• Xác định rõ người phụ trách thu hồi công nợ.
• Quy định cụ thể thời gian và cách thức nhắc nợ (gửi email, gọi điện thoại, hoặc gặp trực tiếp).
• Các bước xử lý nếu khách hàng trì hoãn hoặc không hợp tác thanh toán.​

​

Kết luận